Privacy
Datum: 13.09.2023
Inleiding
Als bedrijfsrevisorenkantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens op deze website, https://ac-bedrijfsrevisoren.be (de “website”) en gedurende de uitvoering van onze dienstverlening. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van cliënt van ons kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze cliënten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze cliënt). In elk geval dienen wij u als betrokkene (de “betrokkene” of “u”) van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en van wie?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
Contactgegevens:
naam, voornaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, etc.
Identificatiegegevens:
naam, voornaam, adres, telefoonnummer, login, kopie e-ID of paspoort, ondernemingsnummer, nationaal nummer, etc.
Wettelijke gegevens:
naam, voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
Financiële gegevens:
naam, voornaam, jobtitel, bankrekeningnummer, etc.
Professionele gegevens:
naam, voornaam, jobtitel, jobhistoriek, salarisgegevens, diploma’s, familie samenstelling, Linkedin gegevens, etc.
Technische gegevens:
informatie over uw PC, mobiele telefoon of andere devices die worden gebruikt om onze website te bezoeken, alsook informatie inzake uw surfgedrag (logs, historiek, datum, locatie, tijdstip, etc.). Daarnaast wordt ook informatie inzake de door u gegeven toestemming inzake het gebruik van cookies verzameld.
Daarnaast verwerken wij ook:
- de persoonsgegevens welke u zelf of via uw lasthebbers, aanverwanten, etc. hebt aangeleverd omtrent uzelf.
- persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht, zoals persoonsgegevens die door u worden aangeleverd betreffende uw werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders. In dat laatste geval, garandeert u dat deze persoonsgegevens op rechtmatige wijze werden verkregen.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals de Kruispuntbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale), etc. Die gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 3 vermelde doeleinden.
3. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens
Ons kantoor verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
3.1 De naleving van onze wettelijke verplichtingen
Doel
De naleving van:
- onze wettelijke verplichtingen, zoals o.m. de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (“Antiwitwaswet”).
- de op ons rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, onze toezichthoudende autoriteit van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang. Het betreft o.a. de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten.
De verwerking van die persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder die gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie
Daarnaast verwerken wij ook uw persoonsgegevens binnen het kader van een gerechtelijke procedure of een geschil.
Soort persoonsgegevens
- In toepassing van art. 26 van de Antiwitwaswet inzake onze cliënten, hun lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten: de wettelijke gegevens.
- Afhankelijk van de wettelijke verplichting: andere soorten persoonsgegevens
Rechtsgrond
- Wettelijke verplichting
3.2 Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige, fiscale en andere diensten
Doel
De continuïteit en de uitvoering van de overeenkomst verzekeren
Soort persoonsgegevens
De verwerking van uw persoonsgegevens betreft de volgende gegevens van de leveranciers zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als leverancier betrokken zijn bij de activiteit:
- Contactgegevens
- Alle andere persoonsgegevens die u met ons meedeelt
Rechtsgrond
- Uitvoering van de overeenkomst
3.3 Beheer en boeking van afspraken en het beantwoorden van uw vragen via het e-mail of via het contactformulier
Doel
Wij verwerken uw persoonsgegevens om:
- u te contacteren teneinde een afspraak vast te leggen nadat u ons hebt gecontacteerd;
- uw vragen of verzoek tot informatie te beantwoorden.
Soort persoonsgegevens
De verwerking van de persoonsgegevens betreft de volgende gegevens van de leveranciers zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
- Contactgegevens
- Alle andere persoonsgegevens die u met ons meedeelt
Rechtsgrond
- Uitvoering van de overeenkomst
3.4 De operationele werking van onze website (inclusief analytische cookies)
Doel
Wij verwerken uw persoonsgegevens, teneinde:
- de goede operationele werking van onze website te verzekeren en het gebruik ervan door u mogelijk te maken;
- uw voorkeuren inzake het gebruik van de website, alsook de door u gegeven toestemmingen inzake de plaatsing van cookies, te bewaren;
- de verbetering van de werking van onze website te bewerkstelligen;
- de controle en monitoring van toegang tot onze website uit te voeren
Soort persoonsgegevens
Technische gegevens (inzake het gebruik van cookies om de Technische gegevens te verzamelen: zie onze cookie policy)
Rechtsgrond
- Uitvoering van de overeenkomst
- Gerechtvaardigd belang
- Toestemming: inzake het gebruik van analytische cookies: zie onze cookie policy)
3.5 Administratie
Doel
Wij verwerken uw persoonsgegevens, teneinde:
- de administratie van ons kantoor af te handelen, met betrekking onze dienstverlening en aanhorigheden;
- aan klantenbeheer te doen;
- opmerkingen en klachten inzake onze dienstverlening af te wikkelen.
Soort persoonsgegevens
- Contactgegevens
- Identificatiegegevens
- Financiële gegevens
- Alle andere persoonsgegevens die u met ons meedeelt
Rechtsgrond
- Uitvoering van de overeenkomst
- Gerechtvaardigd belang
3.6 Rekrutering
Doel
Wij verwerken uw persoonsgegevens, in het kader van het rekruteringsproces van ons kantoor.
Soort persoonsgegevens
- Contactgegevens
- Identificatiegegevens
- Professionele gegevens
- Alle andere persoonsgegevens die u met ons meedeelt
Rechtsgrond
- Gerechtvaardigd belang: gedurende de sollicitatieprocedure
- Toestemming: na de sollicitatieprocedure, vragen we uw toestemming om uw persoonsgegevens bij te mogen houden voor toekomstige vacatures
3.7 Direct marketing
Doel
Wij verwerken uw persoonsgegevens teneinde u te informeren over de werking van ons kantoor en onze dienstverlening, alsook andere informatie waarin u geïnteresseerd zou kunnen zijn op basis van de door u meegedeelde voorkeuren.
Soort persoonsgegevens
- Contactgegevens
- Technische informatie
Rechtsgrond
- Toestemming
4. Ontvanger van gegevens
Ons kantoor zal in beginsel de verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, behoudens in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third party service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken.
Ons kantoor doet een beroep third party service providers:
- bij het gebruik van een e-boekhoudsoftware en het bijhorend portaal
- wanneer wij beroep doen externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, recruiters, advocaten …)
- …
Ons kantoor kan alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Ons kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid (inclusief toezichthoudende autoriteit), of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen noodzakelijk is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van ons kantoor, van haar cliënten, van haar website en/of van u te verdedigen en/of te beschermen.
5. Technische en organisatorische maatregelen
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft ons kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar ons kantoor een beroep op doet.
6. Bewaringstermijn
6.1 Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Antiwitwaswet
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Antiwitwaswet, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met een cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
6.2 Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde betrokkenen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving, waaronder de boekhoudwetgeving, de fiscale en de sociale wetgeving.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van de betrokkene
7.1 Algemeen
De betrokkene beschikt over de onderstaande wettelijke rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens. De uitoefening van de onderstaande rechten kan onderworpen zijn aan bijkomende voorwaarden (zie artt. 15-22 AVG):
Recht op inzage
De betrokkene heeft het recht om:
- bevestiging te krijgen of we zijn of haar persoonsgegevens al dan niet verwerken,
- inzage te verkrijgen van deze persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook,
- een kopie te ontvangen van deze persoonsgegevens.
Recht op verbetering
De betrokkene heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van zijn of haar persoonsgegevens of om te vragen dat wij zijn of haar persoonsgegevens vervolledigen, indien wij onjuiste of onvolledige gegevens van de verwerken.
Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’)
De betrokkene heeft in bepaalde gevallen het recht om gegevensverwijdering te verkrijgen.
Recht op beperking
De betrokkene heeft het recht om in bepaalde gevallen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te beperken.
Recht op overdraagbaarheid
De betrokkene is gerechtigd om de persoonsgegevens die hij of zij aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om deze persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (te doen) overdragen.
Recht van bezwaar
De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang, dit op grond van redenen die eigen zijn aan zijn of haar specifieke situatie.
Recht van bezwaar tegen direct marketing
De betrokkene heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.
U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar Bert.De.Clercq@ac-bedrijfsrevisoren.be.
7.2 Persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van de Antiwitwaswet
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten, verwerkt binnen het toepassingsgebied van de Antiwitwaswet.
Wij dienen u te wijzen op het artikel 65, § 1 van de Antiwitwaswet. De rechten inzake de persoonsgegevens binnen het toepassingsgebied van artikel 65 van de Antiwitwaswet worden uitgeoefend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit middels een klacht in de zin van artikel 77 van de AVG. De Gegevensbescherminsgautoriteit deelt uitsluitend aan de betrokkene mee dat de nodige verificaties werden verricht. Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 9.)
8. Geen transfer naar derde landen
Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan derde landen, i.e. landen buiten de Europees Economische Ruimte (“EER”).
Indien u zich evenwel buiten de Europees Economische Ruimte bevindt, bestaat de mogelijkheid dat uw persoonsgegevens via third party service providers buiten de EER wordt getransfereerd. Indien uw persoonsgegevens buiten de EER worden getransfereerd, zullen wij de toepasselijke wetgeving naleven en de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen.
9. Klachten
Indien u een vraag of klacht zou hebben inzake de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u in de eerste plaats om contact op te nemen met ons kantoor, teneinde een oplossing te vinden. U kunt steeds terecht bij A & C Bedrijfsrevisoren op het ons kantooradres (punt 1) of via e-mail (Bert.De.Clercq@ac-bedrijfsrevisoren.be).
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be
URL: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
10. Wijzigingen
Ons kantoor kan deze privacy policy te allen tijde aanpassen. Indien wij wijzigingen aanbrengen aan de privacy policy, zullen wij u dit duidelijk communiceren, onder meer via onze website.
Wijzigingen treden in werking 10 dagen na de publicatiedatum. De publicatiedatum van de meest recente versie van deze privacy policy staat links bovenaan deze policy.
11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze privacy policy is onderhevig aan het Belgisch recht.
De rechtbanken van de zetel van ons kantoor zijn uitsluitend bevoegd, zonder afbreuk te doen aan de consumentenwetgeving en regels van openbare orde. In die laatste gevallen, zullen die regels inzake de bevoegdheid van de rechtbanken prevaleren.
Laatste update: 08/03/2024